Verifactu Spanje: uw facturatiesoftware aanpassen of op maat laten bouwen

Volgens het BOE vandaag op 1 januari 2027 voor plichtigen van de Spaanse vennootschapsbelasting en op 1 juli 2027 voor de overige plichtigen (zelfstandigen met een activiteit, fiscaal transparante entiteiten en niet-ingezetenen met een vaste inrichting). Op 5 oktober 2026 kondigde Hacienda aan dat het die verplichtingen wil uitstellen tot oktober 2028, maar op 7 oktober 2026 is die wijziging niet in het BOE gepubliceerd. Softwaremakers zijn al verplicht sinds 29 juli 2025.

Ja, daar is deze pagina voor. Factureert uw bedrijf in Spanje met een centraal ERP of SaaS dat Verifactu niet kent, dan passen we dat systeem aan of bouwen we de Spaanse laag die erop aansluit. Hebt u een Spaanse dochteronderneming, dan is die een Spaanse vennootschap en valt ze onder Verifactu, ook als ze met het ERP van de groep factureert. Factureert u vanuit het buitenland zonder vaste inrichting in Spanje, dan verplicht Verifactu u niet; de Verifactu-check laat zien in welk geval u zit. We werken in het Nederlands, Engels, Spaans, Catalaans, Frans, Duits en Portugees.

Als u alleen een commercieel programma gebruikt, waarschijnlijk wel, al is het verstandig te wachten tot het uitstel in het BOE staat. Maar in twee gevallen is wachten duur: als uw software eigen of maatwerk is, omdat de producent (uw team of uw leverancier) al sinds juli 2025 de conformiteitsverklaring zou moeten hebben; en als u de B2B-e-factuur moet gaan versturen, omdat Hacienda beide verplichtingen samenvoegt en twee keer aanpassen het dubbele kost.

Bedrijven die hun registers bijhouden via het SII (verplicht of vrijwillig), die onder de eigen belastingregels van Baskenland of Navarra vallen, die alleen met de hand factureren en die een beschikking hebben die hen uitsluit. Ook entiteiten die volledig zijn vrijgesteld van de vennootschapsbelasting. De Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla zijn niet vrijgesteld. Twijfelt u, dan geeft de gratis Verifactu-check u binnen een minuut antwoord.

Die aanpassen en er een conformiteitsverklaring bij hebben, getekend door wie haar programmeert, ook als dat uw eigen team is. De AEAT zegt het duidelijk in haar veelgestelde vragen: maatwerksoftware is een facturatiesysteem als elk ander. Wij doen de aanpassing en tekenen de verklaring van de versie die we opleveren.

Het is de zelfcertificering waarmee de producent van de software verklaart dat zijn systeem aan de regelgeving voldoet. Ze wordt getekend door wie het programma maakt of wijzigt, één per versie, en moet in het programma staan en daarbuiten toegankelijk zijn. Er is geen goedkeuring of register van de AEAT: wie «door de Spaanse fiscus goedgekeurde software» verkoopt, gebruikt een term die niet bestaat.

In de variant VERI*FACTU stuurt het systeem elk record automatisch naar de AEAT en draagt de factuur de tekst «VERI*FACTU». In NO VERI*FACTU blijven de records in uw systeem, elektronisch ondertekend (XAdES) en met een gebeurtenissenlog, en worden ze overgedragen als de AEAT erom vraagt. De eerste is eenvoudiger te bouwen en te verdedigen; kiest u ervoor, dan blijft u erbij tot 31 december van dat jaar.

Bij ons kost de diagnose € 900 tegen een vaste prijs, en die wordt verrekend als u het project bij ons laat doen. Een webshop aanpassen begint bij € 2.900, eigen software of een maatwerk-ERP bij € 8.900 en een nieuw facturatieplatform bij € 24.000. Kiest u voor de verzending een API van derden, dan betaalt u dat abonnement apart (ongeveer € 3 tot € 16 per NIF per maand volgens de gepubliceerde tarieven).

Tussen vier en twaalf weken van diagnose tot het eerste echte record dat wordt geaccepteerd, afhankelijk van het systeem. Een webshop met een goed gekozen module kan binnen drie à vier weken klaar zijn; een ERP met meerdere reeksen, correctiefacturen en kassa’s binnen twee à drie maanden. De tests in de omgeving van de AEAT komen altijd vóór de eerste echte verzending.

Nee. Verifactu (Real Decreto 1007/2023) verplicht uw programma om facturen onveranderlijk vast te leggen en, in de hoofdvariant, naar de AEAT te sturen. De B2B-e-factuur (Ley 18/2022 en Real Decreto 238/2026) verplicht bedrijven om facturen onderling in een gestructureerd formaat te versturen en te ontvangen. Het zijn twee verschillende regels, maar Hacienda heeft aangekondigd dat het hun tijdlijnen in oktober 2028 gelijktrekt en de technische kant daarna.

Artikel 201 bis van de Ley General Tributaria (de Spaanse algemene belastingwet) bepaalt € 50.000 per boekjaar voor wie een systeem gebruikt dat niet voldoet of het manipuleert, en € 150.000 per boekjaar en per type systeem voor wie het maakt of verkoopt, plus € 1.000 per verkocht systeem zonder certificering. Boetes «per factuur» bestaan niet: dat bedrag dat rondgaat, klopt niet.

Als uw webshop de facturen uitreikt, ja: de AEAT beschouwt een webshop die factureert als facturatiesysteem. Er zijn kant-en-klare modules en apps die het eenvoudige geval afdekken; waar ze meestal tekortschieten, is bij retouren, gedeeltelijke creditnota’s, vereenvoudigde facturen en meerdere webshops op één NIF. We bekijken het in de diagnose en lossen het op met een module, een API of een eigen integratie.

Ja: de verzending gebeurt met het elektronische certificaat van het bedrijf, van een gevolmachtigde vertegenwoordiger of van een colaborador social van de AEAT. Verstuurt uw software records namens veel klanten, dan moet u die vertegenwoordiging aantonen met de formulieren die de AEAT in december 2024 heeft goedgekeurd: gebruiksvoorwaarden accepteren is niet genoeg.

Als u weinig facturen aan andere bedrijven uitreikt, kan dat volstaan: de app is in alle opzichten VERI*FACTU. Maar ze reikt geen vereenvoudigde facturen (kassabonnen) uit, vraagt altijd een ontvanger, exporteert de facturen niet naar een ander programma en factureert alleen op eigen naam of met een volmacht. Voor een webshop, een kassasysteem of een ERP is het geen optie.