Verifactu Spanien: Rechnungssoftware anpassen oder neu entwickeln

Laut BOE heute ab dem 1. Januar 2027 für Steuerpflichtige der Körperschaftsteuer und ab dem 1. Juli 2027 für alle anderen (Selbstständige mit wirtschaftlicher Tätigkeit, Personengemeinschaften mit Einkünftezurechnung und Nichtansässige mit Betriebsstätte). Am 5. Oktober 2026 hat Hacienda angekündigt, diese Pflichten bis Oktober 2028 verschieben zu wollen, doch am 7. Oktober 2026 ist die Änderung noch nicht im BOE veröffentlicht. Softwarehersteller sind seit dem 29. Juli 2025 verpflichtet.

Verifactu erfasst Nichtansässige, die in Spanien über eine Betriebsstätte tätig sind. Wer ohne Betriebsstätte von außen nach Spanien fakturiert, ist nicht verpflichtet. Ihre spanische Tochtergesellschaft dagegen ist eine spanische Gesellschaft und fällt darunter, auch wenn sie mit dem ERP des Konzerns fakturiert. Und wenn Sie Rechnungssoftware verkaufen, mit der Kunden in Spanien fakturieren, sind Sie als Hersteller seit dem 29. Juli 2025 verpflichtet. Ja, wir arbeiten mit Unternehmen außerhalb Spaniens: Wir passen Ihr zentrales ERP oder SaaS an oder bauen die spanische Schicht, die sich daran anbindet. Wir arbeiten auf Spanisch, Englisch, Katalanisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch und Portugiesisch.

Wenn Sie nur ein Standardprogramm nutzen, wahrscheinlich ja, auch wenn es vernünftig ist abzuwarten, bis die Verschiebung im BOE steht. In zwei Fällen wird Warten jedoch teuer: wenn Ihre Software eine Eigen- oder Individualentwicklung ist, denn ihr Hersteller (Ihr Team oder Ihr Dienstleister) sollte die Konformitätserklärung schon seit Juli 2025 haben; und wenn Sie die B2B-E-Rechnung ausstellen müssen, denn Hacienda legt beide Pflichten zusammen und zweimal anzupassen kostet doppelt.

Wer seine Bücher über das SII führt (verpflichtend oder freiwillig), wer nach Foralrecht im Baskenland oder in Navarra steuerpflichtig ist, wer ausschließlich von Hand fakturiert und wer einen Bescheid hat, der ihn ausnimmt. Ebenso Einrichtungen, die vollständig von der Körperschaftsteuer befreit sind. Die Kanaren, Ceuta und Melilla sind nicht befreit. Im Zweifel sagt Ihnen der kostenlose Verifactu-Check es in einer Minute.

Sie anpassen und ihre Konformitätserklärung haben, unterzeichnet von dem, der sie programmiert, auch wenn das Ihr eigenes Team ist. Die AEAT stellt das in ihren FAQ klar: Individualsoftware ist ein Rechnungssystem wie jedes andere. Wir übernehmen die Anpassung und unterzeichnen die Erklärung für die Version, die wir liefern.

Es ist die Selbstzertifizierung, mit der der Softwarehersteller erklärt, dass sein System die Verordnung erfüllt. Unterzeichnet wird sie von dem, der das Programm herstellt oder ändert, eine pro Version, und sie muss im Programm enthalten und außerhalb davon zugänglich sein. Es gibt keine Zulassung und kein Register der AEAT: Wer „von Hacienda zugelassene Software“ verkauft, verwendet einen Begriff, den es nicht gibt.

In der Variante VERI*FACTU übermittelt das System jeden Datensatz automatisch an die AEAT, und die Rechnung trägt den Vermerk „VERI*FACTU“. In der Variante NO VERI*FACTU bleiben die Datensätze in Ihrem System, elektronisch signiert (XAdES) und mit einem Ereignisprotokoll, und werden übergeben, wenn die AEAT sie anfordert. Die erste ist einfacher zu bauen und zu verteidigen; wer sie wählt, bleibt bis zum 31. Dezember des Jahres dabei.

Bei uns kostet die Diagnose 900 € zum Festpreis und wird bei Beauftragung angerechnet. Die Anpassung eines Onlineshops beginnt bei 2.900 €, die einer eigenen Software oder eines individuellen ERP bei 8.900 € und eine neue Rechnungsplattform bei 24.000 €. Wählen Sie für die Übermittlung die API eines Drittanbieters, zahlen Sie deren Gebühr (laut veröffentlichten Tarifen etwa 3 bis 16 € pro NIF und Monat) separat.

Vier bis zwölf Wochen von der Diagnose bis zum ersten akzeptierten echten Datensatz, je nach System. Ein Shop mit gut gewähltem Modul kann in drei bis vier Wochen fertig sein; ein ERP mit mehreren Serien, Korrekturrechnungen und Kassen in zwei bis drei Monaten. Die Tests in der Umgebung der AEAT kommen immer, bevor etwas Echtes übermittelt wird.

Nein. Verifactu (Real Decreto 1007/2023) verpflichtet Ihr Programm, Rechnungen unveränderbar zu erfassen und sie in der Hauptvariante an die AEAT zu übermitteln. Die B2B-E-Rechnung (Ley 18/2022 und Real Decreto 238/2026) verpflichtet, Rechnungen zwischen Unternehmen in einem strukturierten Format auszustellen und zu empfangen. Es sind zwei verschiedene Vorschriften, aber Hacienda hat angekündigt, ihre Zeitpläne im Oktober 2028 und danach ihre technischen Aspekte anzugleichen.

Artikel 201 bis der Ley General Tributaria (der spanischen Abgabenordnung) sieht 50.000 € pro Geschäftsjahr für den vor, der ein nicht konformes System nutzt oder es manipuliert, und 150.000 € pro Geschäftsjahr und Systemtyp für den, der es herstellt oder verkauft, zuzüglich 1.000 € für jedes ohne Zertifikat verkaufte System. Bußgelder „pro Rechnung“ gibt es nicht: Diese Zahl, die kursiert, ist ein Irrtum.

Wenn Ihr Shop die Rechnungen ausstellt, ja: Die AEAT betrachtet einen Onlineshop, der fakturiert, als Rechnungssystem. Fertige Module und Apps decken den einfachen Fall ab; Schwächen zeigen sie meist bei Retouren, Teilgutschriften, vereinfachten Rechnungen und mehreren Shops mit derselben NIF. Wir prüfen das in der Diagnose und lösen es per Modul, API oder eigener Integration.

Ja: Die Übermittlung erfolgt mit dem elektronischen Zertifikat des Unternehmens, eines bevollmächtigten Vertreters oder eines Kooperationspartners der AEAT (colaborador social). Übermittelt Ihre Software Datensätze im Namen vieler Kunden, muss diese Vertretung mit den Formularen nachgewiesen werden, die die AEAT im Dezember 2024 genehmigt hat: Nutzungsbedingungen zu akzeptieren genügt nicht.

Wenn Sie wenige Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, kann sie reichen: Sie ist in jeder Hinsicht VERI*FACTU. Aber sie stellt keine vereinfachten Rechnungen (Kassenbons) aus, verlangt immer einen Empfänger, exportiert die Rechnungen nicht in ein anderes Programm und fakturiert nur im eigenen Namen oder mit Vollmacht. Für einen Shop, ein Kassensystem oder ein ERP ist sie keine Option.