RPA-Beratung und Automatisierung: Sparen Sie 20h/Woche bei manuellen Aufgaben

Q: n8n, Make oder Zapier?

Zapier: einfach aber teuer bei Skalierung. Make: gute Balance. n8n: Open Source, maximale Kontrolle. Wir empfehlen n8n für B2B mit Self-Hosting auf EU-Servern.

Q: Was wenn ein System keine API hat?

Wir nutzen Web Scraping (Selenium, Puppeteer) für Legacy-Interfaces und OCR für Dokumente. Funktioniert für 90% der Fälle. Für komplexe Dokumente kombinieren wir OCR mit LLM-Integration.

Q: Wer wartet die Automatisierungen?

Option 1: Übergabe mit Dokumentation. Option 2: Managed Maintenance 500-1.000€/Monat (Monitoring, Fixes, Anpassungen).

Q: Wie viel kann ich an FTE-Äquivalenten sparen?

Ein typisches Projekt spart 20h/Woche = 0,5 FTE. Bewertet mit 52.000€/Jahr. Für komplexe Prozesse: 1-2 FTE-Äquivalente.

Q: Sind meine Daten sicher?

Mit self-hosted n8n verlassen Ihre Daten nie Ihre Infrastruktur. EU-Server, verifizierte DSGVO-Compliance.

Q: Welche Prozesse können NICHT automatisiert werden?

Prozesse mit komplexem menschlichem Urteil, Verhandlung oder echter Kreativität. Aber selbst diese profitieren von Teil-Automatisierung; und wenn ein Prozess Schlussfolgern erfordert, übernimmt ein KI-Agent, wo RPA nicht ausreicht.

Q: Wie lange bis ich Ergebnisse sehe?

Erste Automatisierung funktioniert in 2-4 Wochen. Positiver ROI typischerweise im ersten Betriebsmonat.

Q: Kann ich die Automatisierungen skalieren?

Self-hosted n8n mit unbegrenzten Ausführungen. Derselbe Workflow verarbeitet 10 oder 10.000 Elemente ohne Mehrkosten.

Ihr Team sollte keine Daten zwischen Systemen kopieren. Automatisierung mit n8n, Make und Python, die 20+ Stunden wöchentlich repetitive Arbeit und menschliche Fehler eliminiert. Entspricht 0,5 FTE freigesetzt mit ROI in Wochen. EU-Server, volle DSGVO-Compliance.

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<4 Wo Positiver ROI

01 · Systeme Liest ERP, CRM und E-Mail
02 · Ziel Plant die Schritte
03 · Vorschlag Mit den Belegen
04 · Kontrolle Ein Mensch gibt frei
05 · Aktion Handelt in Ihren Systemen
06 · Protokoll Alles bleibt nachvollziehbar
Lernt aus jeder Freigabe

Scroll

ISO 27001 Informationssicherheit
ISO 42001 Managementsystem für KI
ENS Spanischer nationaler Sicherheitsrahmen
5,0 auf Clutch · 6 verifizierte Bewertungen
Seit 2009 Engineering aus Spanien für Europa und Amerika

In Zahlen

Automatisierungsergebnisse

Echter finanzieller Impact bei Kunden.

-20h Stunden/Woche Durchschnittliche Einsparung pro Projekt
52.000€ Jährliche Einsparung Pro FTE-Äquivalent freigesetzt
0 Menschliche Fehler In automatisierten Prozessen

Warum

n8n, Make, Python-Automatisierung

Automatisierung mit ROI in Wochen

Wir nutzen kein Zapier zu 500€/Monat. Wir implementieren self-hosted n8n mit Fixkosten von 50€/Monat bei unbegrenzten Ausführungen. Ihre Daten verlassen nie Ihre Infrastruktur. DSGVO-Compliance verifiziert. Python für komplexe Fälle, die Custom-Logik erfordern.

bots/invoice-processor.py

# RPA-Rechnungsverarbeitung

async def process_invoice(pdf_path):

data = await ocr.extract(pdf_path)

validated = schema.validate(data)

await erp.create_entry(validated)

await notify.send("Invoice processed")

return {"status": "ok", "id": validated.id}

-90% Zeit
-95% Fehler
✓ 24/7

Definition

Wie berechnet man den ROI einer Automatisierung?

Formel: (Eingesparte Stunden x Kosten/Stunde x 52 Wochen) - Entwicklungskosten. Wenn jemand 10h/Woche zu 25€/Stunde aufwendet = 13.000€/Jahr. Eine Automatisierung für 5.000€ amortisiert sich in 5 Monaten und spart 8.000€+ im ersten Jahr.

Leistungsumfang

Service-Lieferumfang

Was Sie mit jeder Automatisierung erhalten.

Prozess-Audit für Automatisierungskandidaten
ROI-Berechnung pro Prozess
Dokumentierte n8n/Make-Workflows
Echtzeit-Tracking-Dashboard
Konfigurierte Fehler-Alerts
Technische Dokumentation + Training

Zusammenfassung

Executive Summary

Für die Geschäftsführung.

RPA-Automatisierung eliminiert repetitive Arbeit, die 20+ Stunden wöchentlich verbraucht. Entspricht der Freisetzung von 0,5 FTE pro Projekt, mit jährlichen Einsparungen von 52.000€. Positiver ROI in weniger als 4 Wochen.

Wir nutzen self-hosted n8n (vs Zapier 500€/Monat) mit Fixkosten von 50€/Monat bei unbegrenzten Ausführungen. Ihre Daten verlassen nie Ihre Infrastruktur. Verifizierte DSGVO-Compliance.

Für den CTO

Technische Zusammenfassung

Für den CTO.

Architektur basierend auf self-hosted n8n (Docker/Kubernetes) oder Make je nach Fall. Integrationen via REST API, Webhooks und Scraping (Selenium/Puppeteer) für Legacy-Systeme ohne API.

Monitoring mit Slack/E-Mail-Alerts. Zentralisierte Logs. CI/CD für Workflow-Versionierung. Deployment in Ihrer Cloud (AWS, GCP, Azure) oder On-Premise-Infrastruktur. Für Daten-Pipelines im großen Maßstab kombinieren wir es mit Daten-Engineering.

Für wen

Ist es für Sie?

RPA hat ROI wenn Sie +10h/Woche automatisieren.

Für wen

Teams mit repetitiven Prozessen, die mehr als 10h wöchentlich verbrauchen.
Organisationen mit wiederkehrenden menschlichen Fehlern bei Dateneingabe.
COOs, die messbare OPEX-Reduktion suchen.
Unternehmen mit disparaten Systemen (CRM, ERP, E-Mail), die nicht kommunizieren.

Für wen nicht

Prozesse, die komplexes menschliches Urteil bei jedem Schritt erfordern.
Einmalige Automatisierungen (weniger als 5h/Woche Einsparung).
Unternehmen ohne Fähigkeit, ihre aktuellen Prozesse zu dokumentieren.

Kernpunkte

Prozesse, die wir automatisieren

Use Cases mit bewiesenem ROI.

01
Dateneingabe und -synchronisation

Datenextraktion aus E-Mails, PDFs, Formularen. Sync zwischen CRM, ERP, Tools. -15h/Woche.
02
Automatisierte Reports

Tägliche/wöchentliche Reports ohne Eingriff. Aggregation aus mehreren Quellen. -8h/Woche.
03
Kunden-Onboarding

Von Formular zu CRM zu Willkommens-E-Mail. 2h → 2 Minuten.
04
Rechnungsstellung und Mahnwesen

Automatische Rechnungsgenerierung, Versand, Erinnerungen. -30% Zahlungsverzug.

So arbeiten wir

Automatisierungsprozess

Vom manuellen Prozess zum automatisierten Workflow.

01
Prozess-Discovery

Wir identifizieren Kandidaten: repetitiv, hohes Volumen, fehleranfällig. ROI berechnen.
Woche 1
02
Entwicklung und Tests

Workflow-Entwicklung in n8n/Make. Tests mit echten Daten. Exception Handling.
Woche 2-3
03
Deployment und Monitoring

Produktions-Deployment, Fehler-Alerts, Metriken-Dashboard. Übergabe oder Wartung.
Woche 4

Risiken und wie wir sie abdecken

Risiken und Mitigation

Wir antizipieren Probleme bevor sie auftreten.

01
Drittanbieter-API-Änderungen

Abhilfe
Change-Monitoring und Alerts. Updates in Wartung enthalten.
02
Variables Datenvolumen

Abhilfe
Skalierbare Architektur. Self-hosted n8n mit unbegrenzten Ausführungen.
03
Anbieter-Abhängigkeit

Abhilfe
Exportierbare und dokumentierte Workflows. Kein Vendor Lock-in mit n8n Open Source.
04
Sensible Daten

Abhilfe
Self-hosted n8n in Ihrer Infrastruktur. Daten verlassen nie Ihren Perimeter.

Technologien

Automatisierungstechnologien

Tools die wir beherrschen.

n8n
Make (Integromat)
Zapier
Python
Selenium
Puppeteer
OpenAI API
Google Workspace
Microsoft 365
HubSpot
Salesforce

Der Beweis

Warum Kiwop für RPA

Wir verkaufen keine Software-Lizenzen. Wir implementieren seit 15+ Jahren Technologie, die Betriebskosten messbar reduziert. Und wir nutzen es selbst: Nexo, unsere eigene Plattform, betreibt Automatisierungen und KI-Agenten 24/7 in Produktion. Automatisierung mit nachweisbarem ROI, keine endlosen Pilotprojekte.

15+ Jahre Erfahrung
52+ Typische jährliche Einsparung (€K)
4+ Positiver ROI (Wochen)

Leistungsumfang

Was jedes RPA-Projekt beinhaltet

Skalierbare Lösungen mit nachweisbarem ROI.

Einfache Automatisierung: 1-2 Systeme mit n8n oder Make
Komplexe Workflows: mehrere Systeme mit erweiterten Integrationen
Option Managed Maintenance inklusive
Typischer ROI: amortisiert sich in 2-4 Monaten

Häufige Fragen

Executive Fragen

Was COOs fragen.

n8n, Make oder Zapier?

Zapier: einfach aber teuer bei Skalierung. Make: gute Balance. n8n: Open Source, maximale Kontrolle. Wir empfehlen n8n für B2B mit Self-Hosting auf EU-Servern.

Was wenn ein System keine API hat?

Wir nutzen Web Scraping (Selenium, Puppeteer) für Legacy-Interfaces und OCR für Dokumente. Funktioniert für 90% der Fälle. Für komplexe Dokumente kombinieren wir OCR mit LLM-Integration.

Wer wartet die Automatisierungen?

Option 1: Übergabe mit Dokumentation. Option 2: Managed Maintenance 500-1.000€/Monat (Monitoring, Fixes, Anpassungen).

Wie viel kann ich an FTE-Äquivalenten sparen?

Ein typisches Projekt spart 20h/Woche = 0,5 FTE. Bewertet mit 52.000€/Jahr. Für komplexe Prozesse: 1-2 FTE-Äquivalente.

Sind meine Daten sicher?

Mit self-hosted n8n verlassen Ihre Daten nie Ihre Infrastruktur. EU-Server, verifizierte DSGVO-Compliance.

Welche Prozesse können NICHT automatisiert werden?

Prozesse mit komplexem menschlichem Urteil, Verhandlung oder echter Kreativität. Aber selbst diese profitieren von Teil-Automatisierung; und wenn ein Prozess Schlussfolgern erfordert, übernimmt ein KI-Agent, wo RPA nicht ausreicht.

Wie lange bis ich Ergebnisse sehe?

Erste Automatisierung funktioniert in 2-4 Wochen. Positiver ROI typischerweise im ersten Betriebsmonat.

Kann ich die Automatisierungen skalieren?

Self-hosted n8n mit unbegrenzten Ausführungen. Derselbe Workflow verarbeitet 10 oder 10.000 Elemente ohne Mehrkosten.

Nächster Schritt

Arbeitet Ihr Team wie Roboter?

RPA-Machbarkeitsanalyse. Wir mappen Ihre Prozesse und berechnen genau, wie viel Sie im ersten Jahr an OPEX sparen. Bis zu 0,5 FTE freigesetzt pro Projekt.

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