KI & SaaS · Eigenes Produkt 2023-2026

Nexo

Nexo ist Kiwops SaaS-Plattform für CRM, Projekte, Abrechnung und Zeiterfassung: KI-Agenten fragen Daten ab und erledigen Aufgaben mit Berechtigungen, menschlicher Freigabe und Nachvollziehbarkeit. Mit seinem ISMS-Modul haben wir das ENS-, ISO-27001- und ISO-42001-Audit ohne Abweichungen bestanden.

3 Jahre (Laufend) 6 Spezialisten 2023-2026

Leistungen

KI-Agenten
Laravel-Entwicklung
React-Entwicklung
API-Integrationen
UX/UI Design
DevOps

Verwandte Leistungen

01Die Herausforderung

Unternehmen nutzen Dutzende voneinander getrennte Tools: CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung... Das Ergebnis sind Datenduplikate, manuelle Prozesse und keine echte Transparenz. Nexo entstand, um das zuerst im eigenen Haus zu lösen: Wir wollten Kiwop mit einem einzigen System steuern, das aus unseren Daten lernt. Wir sind unser erster Kunde, und genau das ist der Punkt: Es ist dasselbe KI-Gehirn, das wir für alle aufbauen, die uns beauftragen.

02Die Lösung

Wir entwickelten Nexo als Multi-Tenant-Plattform mit modularer Architektur: Zeiterfassung mit gesetzlicher Compliance (4 Jahre Aufbewahrung), Projekt- und Aufgabenverwaltung, CRM mit Lead-Erfassung per E-Mail und Rechnungsstellung, synchronisiert mit Holded. Darüber eine übergreifende KI-Schicht: ein Assistent, der über geprüfte Tools mit den Unternehmensdaten antwortet, sowie 27 proaktive Agenten, die Stundenkontingente, Rechnungsstellung, eingehende E-Mails und SEO überwachen, Berichte erstellen und Maßnahmen vorschlagen. Jede Aktion mit Konsequenzen erfordert eine menschliche Freigabe und wird protokolliert. Aktive Integrationen mit Holded, Apollo, Slack und den Google-APIs, plus Importer für HubSpot, ClickUp und Asana. Stack Laravel + React + Inertia.js auf PostgreSQL mit pgvector. 2026 kam das ISMS-Modul hinzu: die 73 Maßnahmen des ENS (Spaniens nationales Sicherheitsrahmenwerk), die 93 Controls der ISO 27001 und die 38 der ISO 42001 in einer einzigen Konsole, mit versionierter Dokumentation, signierten Nachweisen, unveränderlichem Prüfpfad und einem Konto für externe Prüfer. Damit bestanden wir im August 2026 das Zertifizierungsaudit von OCA Global in allen drei Normen ohne eine einzige Abweichung, und seit September verkaufen wir es anderen Unternehmen als Nexo SGSI, als SaaS oder installiert auf ihrer eigenen Infrastruktur.

Tech-Stack

So ist es gebaut

Frontend

React Reaktive UI
Inertia.js SPA-Brücke

Engine

Laravel Backend & APIs
Holded API ERP & Rechnungsstellung
Apollo API B2B-Daten

KI

pgvector Vektorsuche
Anthropic API Claude-Modelle per API
Claude Opus 4.8 Strategisches LLM
Claude Sonnet 5 Arbeits-LLM

Daten

PostgreSQL Datenbank
Redis In-Memory-Cache

03Architektur

Wie eine Anfrage verläuft

Ein Ereignis (ein Cronjob, eine eingehende E-Mail, eine Frage des Nutzers) löst einen Agenten oder den Assistenten aus
Das System ruft nur den autorisierten Kontext ab: Jede Abfrage wird nach Workspace und nach den Berechtigungen des Nutzers oder Agenten gefiltert
Das Modell überlegt und wählt ein Tool aus einem Katalog von 37 aus: Suche nach Aufgaben, Stunden, Leads, Rentabilität, internem Wissen oder Datenkonnektoren
Lesende Tools werden direkt ausgeführt; solche, die etwas verändern (schreibendes SQL, Dateien, Shell), erfordern die ausdrückliche Bestätigung des Nutzers
Handlungsvorschläge der Agenten entstehen im Status ausstehend und werden erst ausgeführt, wenn ein Mensch sie freigibt
Jeder Aufruf des Modells und jedes Tools wird protokolliert: Tokens, Kosten, Dauer und wer was freigegeben hat

Was KI ist und was deterministisch läuft

KI-Komponenten

Die Modelle (Claude Opus und Claude Sonnet, je nach Schwierigkeit der Aufgabe) interpretieren Anweisungen, überlegen im Kontext des Unternehmens, wählen Tools aus, verfassen Berichte und Entwürfe und schlagen Maßnahmen vor. Routineagenten laufen auf dem günstigeren Modell und strategische auf dem leistungsfähigeren: Das Modell-Tiering ist Teil des Designs.

Deterministische Komponenten

Die Synchronisation mit der Rechnungsstellung (Holded), die Zeiterfassung mit ihrer gesetzlichen 4-jährigen Aufbewahrungspflicht, die Isolation zwischen Workspaces, die Berechtigungen nach Rolle und Modul sowie die Geschäftsvalidierungen laufen über konventionellen Code. Wir delegieren keine Operation, die ein deterministisches Ergebnis erfordert, an das LLM: Das Modell schlägt vor, der Code entscheidet, was es anfassen darf.

Was das System nicht tut

Kein Agent greift auf Daten außerhalb seines Workspace zu: Die Isolation wird auf dem Server durchgesetzt (Scopes, Middleware und dedizierte Tests), nicht im Prompt
Jeder Handlungsvorschlag eines Agenten entsteht im Status ausstehend und erfordert eine menschliche Freigabe, bevor er ausgeführt wird
Tools, die Daten verändern (schreibendes SQL, Dateien, Shell), erfordern eine ausdrückliche Bestätigung und sind auf autorisierte Nutzer beschränkt
Zeiterfassung und gesetzliche Pflichten laufen über deterministische Logik, niemals über die Schlussfolgerung des Modells
Jeder KI-Aufruf wird in einem unveränderlichen Protokoll erfasst (Tokens, Kosten, Modell), mit einem monatlichen Budget pro Workspace, das die Ausgaben bei Überschreitung stoppt

04Gemessene Wirkung

Ergebnisse

10+ Aktive Integrationen
90% Automatisierte Zeiterfassungseinträge
0 Abweichungen bei ENS, ISO 27001 und ISO 42001
27 Aktive KI-Agenten

Überprüfbare Daten

Metriken im Detail

Monate in Produktion (Plattform / Agentenschicht): 36 / 5
Verwaltete Projekte: 166
Verwaltete Aufgaben: 2 022
Zeiterfassungseinträge (Stempelungen): 2 478
An Kundenprojekte abgerechnete Stunden: 2 983 h
Über automatisierte Kanäle erstellte Zeiterfassungseinträge (API, Aufgabenabschluss, Git): 90%
Aktive KI-Agenten: 27
Protokollierte Agentenausführungen (seit Feb. 2026): 6 760
Protokollierte Modell-zu-Tool-Aufrufe: 466
Von der KI-Schicht verarbeitete Tokens: 142 M
Mit dem ISMS-Modul auditierte Normen (August 2026): 3
Abweichungen im Zertifizierungsaudit: 0
Verwaltete Maßnahmen und Controls (ENS + ISO 27001 + ISO 42001): 204
Dokumente in der ISMS-Dokumentation: 72

Methodik: Aggregierte Daten, die am 10. Juli 2026 über eine reine Leseabfrage aus der Produktionsdatenbank von Nexo extrahiert wurden. Die Plattform ist seit Juli 2023 in Produktion (sie begann als Zeiterfassung), die KI-Agentenschicht seit Februar 2026. Es handelt sich um plattformweite Gesamtwerte; sie geben keine Daten eines Kunden preis. Die ISMS-Zahlen stammen aus dem Auditbericht von OCA Global (17.-27. August 2026) und aus den Katalogen des Moduls zum 28. August 2026.

05Der Prozess

Der Prozess

Discovery

Analyse operativer Workflows und Schmerzpunkte
Architektur

Multi-Tenant-Design auf Laravel + Inertia (React) und Integrationsmodell
Core

Zeiterfassung und Projektmanagement
Integrationen

Holded, Apollo, Slack und Google-APIs live im Einsatz; Importer für HubSpot, ClickUp und Asana
SaaS

Onboarding, Abrechnung und Admin-Panel
KI-Schicht

Assistent mit geprüften Tools und proaktive Agenten mit menschlicher Freigabe: Berichte, Überwachung und Vorschläge
ISMS

Compliance-Modul für ENS, ISO 27001 und ISO 42001: Kataloge, Dokumentation, signierte Nachweise und ein externes Audit ohne Abweichungen bestanden (Mai-August 2026)

06Showcase

Die Plattform

Nexo ist keine Demo: Es ist das System, mit dem Kiwop jeden Tag arbeitet. CRM, Projekte, Abrechnung, KI-Agenten, zertifizierte Sicherheit und das Portal, das jeder Kunde sieht, auf denselben Daten.

01 · Der Puls

Wo das Geld ist, was liegen bleibt und wie es dem Team geht

Jeden Morgen fasst Nexo zusammen, welche Zahlungen ausstehen, welche Aufgaben seit Tagen stillstehen und wer eingestempelt ist. Ein Assistent antwortet mit den Unternehmensdaten über auditierte Tools, nicht per Suche im Posteingang.

156verwaltete Projekte, mit Stunden, Aufgaben und Zahlungen in einer Ansicht
02 · CRM und Vertrieb

Jeder Lead mit seinem nächsten Schritt

Leads nach Quelle, eine nach Wahrscheinlichkeit gewichtete Pipeline und Follow-ups mit Datum. Der Lead-Agent bereitet die Follow-ups vor und schlägt den nächsten Schritt vor; ein Mensch entscheidet, ob er gesendet wird.

302im CRM verwaltete Leads
03 · Abrechnung

Verträge, Meilensteine und Zahlungen an einem Ort

Wiederkehrende Verträge, Projektmeilensteine und Rechnungen, verknüpft mit der Buchhaltung. Die Rentabilität jedes Projekts wird aus den erfassten Stunden berechnet, nicht aus Schätzungen.

90 %der Stundenzuordnungen laufen automatisch
04 · Die Agenten

27 Agenten mit menschlicher Freigabe

Sie überwachen Stundenkontingente, Abrechnung, eingehende E-Mails und SEO, erstellen Berichte und schlagen Maßnahmen für 150 überwachte Projekte vor. Jede Aktion mit Folgen braucht die Freigabe einer Person und wird protokolliert.

27KI-Agenten aktiv in Produktion
05 · Das ISMS

Ein Managementsystem, nach drei Normen auditiert

Die 73 ENS-Maßnahmen, die 93 Controls der ISO 27001 und die 38 der ISO 42001 aus einer einzigen Konsole verwaltet. Zertifizierungsaudit von OCA Global im August 2026 ohne eine einzige Abweichung bestanden.

204Maßnahmen und Controls der drei Normen, aus einer Konsole verwaltet
06 · Das Portal

Und was Ihr Kunde sieht

Jeder Kunde meldet sich in seinem Portal an: verbrauchte Stunden, Aufgaben, offene Entscheidungen mit Frist, zu unterzeichnende Lieferobjekte und gemessene Ergebnisse. Kein Bericht muss angefordert werden: Er ist schon da.

28Kunden mit eigenem Portal in Nexo